Asiakasrekisterin ylläpito ja tietosuoja-asetus
Tmi Eläinlääkäri Maria Piipponen 11.4.2020
TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään ja eläintään koskevat asiakastiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä ja se voidaan evätä ainoastaan poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun tiedon antamisesta aiheutuu vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka muun oikeuksille.
Tarkastuspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Tiedot luovutetaan sähköpostilla, henkilökohtaisesti atk-tulosteena tai lähettämällä postitse.
ASIAKASVIESTINTÄ
Potilasta koskevia tietoja käsitellään Acuro- potilasohjelmiston sekä Slotti- ajanvaraus-/kassaohjelmiston kautta. Potilastietoja lähetetään omistajalle ensisijaisesti sähköpostitse, toissijaisesti postitse tai henkilökohtaisesti tulosteena. Potilastietojen käsittelyyn voidaan käyttää myös puhelinta tai tekstiviestejä.
TIEDON KORJAAMINEN
Asiakkaalla on oikeus vaatia tietojen oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, mikäli potilasrekisteri sisältää sellaisia henkilötietoja, jotka ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita. Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Pyyntö on perusteltava. Lainsäädännön yleiset periaatteet: potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman eläimen omistajan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat (Laki eläinlääkärin ammatin harjoittamisesta 29/2000). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
SALASSAPITOVELVOLLISUUS
Eläinlääkärinammatin harjoittaja tai hänen apulaisensa ei saa sivulliselle luvatta ilmaista hoitamaansa eläintä tai sen kanssa samassa eläintenpitoyksikössä olevia eläimiä koskevia tietoja eikä yksityisen tai perheen taloudellista asemaa, terveydentilaa, sosiaalisia olosuhteita tai muuta niihin verrattavaa yksityiselämää koskevaa tietoa. Salassapitovelvollisuus säilyy ammatinharjoittamisen päättymisen jälkeen (laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta 29/2000).
Mitä tietoja eläinlääkärivastaanotolla käsitellään?
Tmi Eläinlääkäri Maria Piipponen käsittelee eläinten potilastietoja paperimuodossa ja sähköisessä muodossa. Rekisteriin tallennetaan omistajan tiedot laskutusta, asiakasviestintää sekä lainsäädännön edellyttämää potilasrekisteriä varten. Asiakasviestinnässä voidaan käyttää eläimen potilastietoja silloin, kun asiakkaalle halutaan viestiä oleellista tietoa eläimen terveydentilaan liittyen, esimerkiksi tietoja rokotusten vanhenemisesta. Rekisteriä käsitellään pääosin Acuro- potilasohjelmiston sekä Slotti -ajanvaraus-/kassaohjelmiston kautta. Tmi Eläinlääkäri Maria Piipponen voi käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin.
Mistä tiedot saadaan?
Omistajan tiedot kerätään joko omistajan itse täyttämänä Slotti- nettiajanvarauksessa, sähköpostitse lähetetyistä esitiedoista tai asiakkaalta henkilökohtaisesti ensimmäisen eläinlääkärikäynnin yhteydessä. Tiedot kerätään välittömästi vastaanottokäynnin alkaessa.
Potilastiedot koostuvat seuraavista lainsäädännön vaatimista asioista:
1) eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti);
2) eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot;
3) esitiedot tarpeellisilta osin;
4) näytteiden, röntgenkuvien ja muiden vastaavien eläimen terveydentilaa koskevien selvitysten lähettäminen muualle tutkittavaksi tai lausuttavaksi;
5) löydökset tai diagnoosi;
6) eläimelle tai eläimille annettu tai määrätty hoito lääkityksineen; sekä
7) toimenpiteen päivämäärä ja toimenpiteen suorittaja.
Mihin tietoa luovutetaan?
Tietoja luovutetaan eläimen omistajan allekirjoittamalla valtakirjalla siinä nimettyyn kohteeseen kirjepostina tai sähköpostitse. Lisäksi viranomaisten tai vakuutusyhtiöiden lain velvoittamiin asiakirjapyyntöihin vastataan niissä toivotulla tavalla, ensisijaisesti sähköpostilla, ja tästä tehdään merkintä potilastietojärjestelmään.
Kennelliitolle ja kissaliitolle eläintä koskevia tietoja luovutetaan vain omistajan erillisellä suostumuksella kyseistä tarkoitusta varten. Omistajalta pyydetään kirjallinen suostumus, suostumuksia säilytetään 3kk.
Laboratoriopalvelulle, rahoituspalvelulle, turvasiru.fi-palvelulle tai lemmikkituhkaamolle luovutetaan nimi, puhelinnumero, osoite ja eläimen tiedot sekä tarvittaessa henkilötunnus asiakkaan suostumuksella (mikäli asiakas haluaa näitä palveluita käytettävän).
Luovutetaanko tietoa EU:n ulkopuolelle?
Tietoja ei luovuteta missään tilanteessa EU:n ulkopuolelle.
Mitkä ovat eri tietojen käyttötarkoitukset
Lainsäädännön vaatiman potilaskortiston ylläpito.
Mikä on käsittelyn peruste eri tietojen osalta?
Lainsäädännön vaatiman potilaskortiston ylläpito.
Missä tietoa säilytetään?
Paperiset suostumuslomakkeet, muut asiakirjat sekä laskutuksen maksusitoumuskaavakkeet säilytetään kansiossa vastaanotolla. Sähköinen potilastieto säilytetään salasanan takana tietokoneella. Tietokone ja varmuuskopiot säilytetään eläinlääkärin kotona.
Mikä on vanhentuneen tiedon hävittämismekanismi?
Vanhentuneet paperiset asiakirjat silputaan silppurissa siten, että ne eivät ole palautettavissa. Paperiset asiakirjat jotka ovat tarpeettomia, hävitetään silppurilla ja omistajan klinikalle unohtamat potilastietoja sisältävät asiakirjat toimitetaan omistajalle.
Kuinka kauan tietoa säilytetään?
Potilastietoja säilytetään potilasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä koskevan asetuksen mukaisesti vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilaskortistoon.
Onko tietosuojavastaava nimitetty?
Tietosuojavaltuutettuna toimii ELL Maria Piipponen.
Onko laadittu vaikutustenarviointi? Jos ei, miksi?
Vaikutuksenarviointia ei käsityksemme mukaisesti tarvita eläinlääkärivastaanoton toiminnassa. Käsiteltävät tiedot ovat pääsääntöisesti lainsäädännön vaatimia potilasasiakirjoja.
Miten tieto on suojattu?
Paperitiedot säilytetään erillisessä vastaanottohuoneessa eläinlääkärin kotona. Sähköinen aineisto on salasanan takana.
Miten tiedonsiirto on suojattu?
Sähköposti käyttää salattua yhteyttä.
Miten henkilöstö on perehdytetty ja koulutettu tietosuoja‐asetuksen noudattamiseen?
Tmi Eläinlääkäri Maria Piipposella ei ole vakinaista muuta henkilökuntaa kuin toimija itse. Mahdolllisten harjoittelijoiden kanssa tietosuoja-asetuksen vaatimukset sekä lainsäädännön vaatimukset potilastietojen käsittelystä eläinlääkärivastaanotolla käydään läpi suullisesti.
Millaisia prosesseja vastaanotolla on rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi?
Vastaanotolla on valmius luovuttaa rekisteröidylle hänestä kertyneet tiedot hänen toivomassaan muodossa.